Aumente a produtividade da sua Equipe de Cobrança em 300%, com este Passo a Passo!

Que empresário não se preocupou em receber o pagamento em algum momento? Por isso, ter uma equipe de cobrança eficiente é importantíssimo nas finanças, para o bom funcionamento de qualquer empreendimento.

Podemos constatar que muitas operações na atualidade, mesmo utilizado discadores e soluções Omnichannel, não conseguem interagir da maneira mais adequada com as suas carteiras, nas diversas fases da cobrança.

Seja a quantidade de contas em atraso ou o cliente que realmente parece relutante em pagar, não receber o pagamento é um dos aspectos mais frustrantes na administração um negócio.

Quando o pagamento não ocorre, pode sufocar o fluxo de caixa e pôr em perigo a saúde do investimento.

Sendo assim, tornar-se hábil na arte de cobrar e receber é mais que indispensável.

Para empresas que ainda não desenvolveram esta destreza ou que ainda precisam aperfeiçoar-se, certamente é o passo mais objetivo e rápido para melhorar faturamento.

Aumente a produtividade da sua Equipe de Cobrança em 300%, com este Passo a Passo!

Equipe de cobrança – como torná-la mais eficiente

Separamos algumas dicas para te ajudar a otimizar sua equipe de cobrança e minimizar a inadimplência:

 

1.    Mantenha dados precisos de seus clientes

Ter um banco de dados preciso e que contenha todas as informações detalhadas é crucial para a eficiência de sua equipe de cobrança. Dados imprecisos podem prejudicar o recebimento e pagamento de faturas, além de gerar mal-entendidos.

Assim, os cadastros e contas devem passar por auditorias periódicas de forma a analisar situações anômalas, como pagamentos inadequados, contas em haver, descontos etc.

Obviamente é um grande desafio realizar auditorias periódicas em bases de dados muito amplas, a utilização de “Bot´s” ou robôs eficientes para este fim é certamente uma solução para este problema.

Qualquer alteração nos dados dos clientes deve ser documentada em um sistema ou banco de dados unificado, onde apenas usuários autorizados tenham acesso, cada qual com seu nível de permissão.

As atualizações precisam ocorrer em “real time”, para que todos os usuários ou robôs do sistema, acessem sempre as informações corretas.

 

2.    Sua equipe de cobrança deve acompanhar seu cliente de perto

Quanto mais rápido sua equipe de cobrança faz o contato, no caso de uma conta vencida, maior é a sua chance de receber o pagamento.

Levando em consideração esta lógica básica, fica fácil entender o porquê é importante realizar operações preventivas de cobrança.

Cobrança preventiva, significa entrar em contato com o cliente antes da data de vencimento de uma conta, confirmar se ele tem os dados para pagamento, seja um boleto, código de barras etc., e se pretende pagar na data prevista.

Ter o compromisso do cliente antes da data de vencimento, significa reduzir em mais de 80%, na maioria dos casos, a taxa de inadimplência.

De acordo as particularidades de cada operação, é possível estabelecer regras diferentes para o preventivo, como por exemplo: Campanhas preventivas somente para clientes com histórico de atraso nos pagamentos.

Porém, há muito casos em que não se conseguem fazer o preventivo, por não haver uma quantia de atendentes suficiente para o elevado número e contatos necessários, pois normalmente as outras atividades da cobrança já ocupam todo o tempo da equipe.

Vale dizer que na cobrança preventiva, o melhor canal é o telefone, pois deve-se obter a confirmação de pagamento, sendo assim, indicamos novamente os Bot´s como solução, pois dão conta do grande número de chamadas e interagem com o usuário.

Configurar o sistema para sinalizar com agilidade os pagamentos em atraso, também é um fator de grande importância.

Logo se faz necessário um procedimento padrão para entrar em contato com o cliente, o mais rápido possível, quando o pagamento estiver atrasado.

3.    Utilize robôs ou Agentes Virtuais em todas as fases

Equipes de atendentes humanos, mesmo trabalhando com discadores comuns, normalmente não conseguem interagir da maneira mais adequada, com todas as carteiras de cobrança das suas operações.

A interação faz-se necessária em todas as fases da régua de cobrança, a efetividade desde o início da régua reduz a inadimplência e logo desafoga a operação, possibilitando qualificar a interação nas fases posteriores.

Hoje em dia é comum vermos casos em que empresas optam por cobrar apenas as dívidas de maior valor.

É frequente no setor de cobrança, verificarmos casos em que não se consegue fazer campanhas de preventivo adequadas em todas as carteiras.

Na maioria dos casos não há um plano de ação que realmente eduque os clientes.

Trata-se muitas vezes como normal, deixar de insistir na cobrança de dívidas mais antigas etc.

Isto se dá em pequenas ou grandes companhias e até mesmo em empresas especializadas em cobrança, pois na maioria das vezes, sem generalizar, existem grandes necessidades, como por exemplo:

  • Uma maior organização em toda a operação, começando por um plano de ação estratégico, inteligente e bem estruturado, que envolva todo o processo da régua de cobrança;
  • A falta de parcerias mais eficientes entre empresas e call centers de cobrança, que permitam estimular e qualificar o trabalho no preventivo, assim como nas dívidas mais recentes;
  • Possuir uma ferramenta que realmente integre a operação com todos os canais de comunicação, ou seja, um Omnichannel que além de chat e redes sociais, integre os canais de telefonia e e-mails;
  • Utilizar robôs de atendimento, Ativos com alta disponibilidade:
  • Robôs que permitam fazer todos os contatos necessários, como o preventivo, abordagem rápida de inadimplentes, evitando que a cobrança de uma dívida vencida demore a ocorrer;
  • Robôs ou “Bot´s” que façam atualizações cadastrais, negociação, agendamentos e registro das promessas de pagamento;
  • Robôs que se comuniquem de forma integrada e unificada em todos os canais, inclusive alinhados as estratégias das equipes de atendentes humanos.

Conclusão

Como dizia Confúcio, um grande sábio da antiga China “Quem planeja mais, trabalha menos”.

Vemos que o planejamento estratégico é fundamental, mas de nada adiantaria o planejamento, sem uma infraestrutura que possibilite a fluidez da operação.

Cumprir eficientemente com cada fase da cobrança, identificar e tratar cada caso de acordo as suas particularidades, é sem dúvida a síntese de todo este artigo.

Soluções LH

Baseando-se em vasta experiencia no mercado de cobrança, a LH Tecnologia desenvolveu soluções de robôs ou “Bot´s” verdadeiramente Omnichannel e humanizados.

Nossos Bot´s mantem o perfil de comunicação, independente do canal de comunicação escolhido.

Diversos Bot´s com especialidades específicas podem interagir em uma mesma operação, além de trabalharem alinhados e integrados com as equipes de atendentes humanos.

Cada robô é enormemente produtivo e capaz de realizar diversos serviços, portanto, são os parceiros ideais para ajudar a desafogar as operações de atendimento e aumentar a produtividades das equipes de cobrança.

Luís Gabriel da Rosa

Consultor LH na área de softwares de atendimento e comunicação

 

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